Rekisteriseloste

Sertifikaattirekisteri

1. Rekisterinpitäjä:
PEFC Suomi – Suomen Metsäsertifiointi ry
Elimäenkatu 17-19
00510 Helsinki
sähköposti: pefcmerkki@pefc.fi

2. Rekisterin nimi: PEFC-sertifikaattirekisteri

3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilöihin liittyviä tietoja:
– Etunimi, sukunimi, työsähköpostiosoite ja puhelinnumero
– Kuuluminen postitusryhmiin

Rekisteriin tallennetut tiedot saadaan joko rekisteröidyltä itseltään tai sertifiointiyritykseltä. Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen rekisteriselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Vanhentuneet tiedot päivitetään ja tarpeettomat poistetaan.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu PEFC Suomen henkilökunnan toimesta.

Automaattista päätöksentekoa ja profilointia ei tapahdu.

Sertifikaattirekisterin henkilötietoja käytetään kansainvälisen PEFC-sertifikaattitietokannan ylläpitämiseen ja PEFC-merkin käyttöoikeuksien hallintaan sekä viestintää varten.

Tietojenkäsittelyn teknisen toteutuksen vuoksi tiedot voivat sijaita ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden tai alihankkijoiden palvelimilla tai laitteilla, josta niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla.

Rekisterin tietoja luovutetaan PEFC Internationalin käyttöön Geneveen, Sveitsiin, jossa ylläpidetään kansainvälistä PEFC-sertifikaatin haltijoiden rekisteriä ja tietokantaa.

4. Henkilötietojen ja rekisterin suojaaminen
Asiakirjat tallennetaan sähköiseen järjestelmään. Rekisterin tiedot ovat suojatulla palvelimella, jonne pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Sinne on pääsy PEFC Suomen henkilökunnalla, alihankkijana toimivan palveluntarjoajan teknisellä ylläpidolla. Verkkosivuilla tietoja suojataan SLL-suojatulla yhteydellä ja muilla tarpeellisilla tavoilla. PEFC Suomen työtilat, joissa sovelluksia käyttävien työasemat ovat, ovat lukittuja ja valvottuja.

5. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista, oikeus poistaa omat tiedot rekisteristä
Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet omiin henkilötietoihin:
– nähdä häntä koskevia henkilötietoja
– pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan puutteelliset tai virheelliset henkilötiedot
– pyytää rekisterinpitäjää poistamaan henkilötiedot

Kysymyksiin ja käsittelyä koskeviin pyyntöihin voi olla yhteydessä PEFC Suomen toimistoon. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen nojalla oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

6. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
PEFC:llä on oikeus poistaa henkilötiedot rekisteristä, kun on saatu tieto sertifiointiyritykseltä sertifikaatin lakkauttamispäätösestä tai yritykseltä PEFC-merkin lakkauttamisesta.

7. Rekisteriselosteeseen/Tietosuojaselosteen muutosoikeus
Suomen Metsäsertifiointi ry:llä on oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarpeiden muuttuessa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

8. Yhteystiedot ks. kohta 1

Muut rekisterit

1. Rekisterinpitäjä:

PEFC Suomi – Suomen Metsäsertifiointi ry

Elimäenkatu 17-19

00510 Helsinki

sähköposti: pefcmerkki@pefc.fi

2. Rekisterin nimi: Muut rekisterit

3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilöihin liittyviä tietoja:

–   etunimi, sukunimi, työsähköpostiosoite

–   kuuluminen postitusryhmiin

Rekisteriin tallennetut tiedot saadaan joko rekisteröidyltä itseltään tai perustuvat rekisteröidyn työtehtäviin. Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kuin on tarpeen rekisteriselosteessa mainitun tehtävän hoitamiseksi. Vanhentuneet tiedot päivitetään ja tarpeettomat poistetaan.

Henkilötietojen käsittely tapahtuu PEFC Suomen henkilökunnan toimesta.

Automaattista päätöksentekoa ja profilointia ei tapahdu.

Rekisterin henkilötietoja käytetään uutiskirjeiden postituslistassa tai osallistujaluetteloissa.

Tietojenkäsittelyn teknisen toteutuksen vuoksi tiedot voivat sijaita ulkopuolisten yhteistyökumppaneiden tai alihankkijoiden palvelimilla tai laitteilla, josta niitä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla.

Rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

4. Henkilötietojen ja rekisterin suojaaminen

Asiakirjat tallennetaan sähköiseen järjestelmään. Rekisterin tiedot ovat suojatulla palvelimella, jonne pääsee vain käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Sinne on pääsy PEFC Suomen henkilökunnalla, alihankkijana toimivan palveluntarjoajan teknisellä ylläpidolla. Verkkosivuilla tietoja suojataan SLL-suojatulla yhteydellä ja muilla tarpeellisilla tavoilla. PEFC Suomen työtilat, joissa sovelluksia käyttävien työasemat ovat, ovat lukittuja ja valvottuja. Uutiskirjeen vastaanottajien tiedot ovat Emaileri-palvelussa, jossa ne on suojattu palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvatoimialan yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin. Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

5. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista, oikeus poistaa omat tiedot rekisteristä

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet omiin henkilötietoihin:

– nähdä häntä koskevia henkilötietoja

– pyytää rekisterinpitäjää korjaamaan puutteelliset tai virheelliset henkilötiedot

– pyytää rekisterinpitäjää poistamaan henkilötiedot

Kysymyksiin ja käsittelyä koskeviin pyyntöihin voi olla yhteydessä PEFC Suomen toimistoon. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen nojalla oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuoja-asetusta.

6. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

PEFC:llä on oikeus poistaa henkilötiedot rekisteristä, kun niiden säilyttäminen ei ole enää tarpeellista.

7. Rekisteriselosteeseen/Tietosuojaselosteen muutosoikeus

Suomen Metsäsertifiointi ry:llä on oikeus muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarpeiden muuttuessa. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muuttumiseen.

8. Yhteystiedot ks. kohta 1